会議室・研修室の予約に関して

（1）貸出施設

貸出施設の詳細はこちらをご覧ください(PDF 89.3KB)

※研修室・実習室は、研修事業や総合プラザの事業等に使用していない時間に限り貸し出します。
※区民活動支援会議室1-1と1-2、研修室A-1とA-2、B-1とB-2、C-1とC-2はつなげて使用することができます。
※2つ以上の時間区分を連続して使用することができます。
※つなげて使用できる2室もしくは連続した時間帯で使用する場合の使用料は、各使用区分に規定する使用料を合算した額となります。
※区が後援・協賛する事業で使用する際は、使用料が減免となる場合がありますので、お申し出下さい。

（2）付帯設備等

付帯設備・貸出物品のご使用を希望される場合は、前日までにご連絡下さい。
〇付帯設備（無料）
研修室・実習室には、音響設備があります。（研修室B-1を除く）
○貸出物品（無料）
可搬式プロジェクター、可搬式スクリーン、ポータブルマイク、昇降テーブル、大型スタンドミラー、演台
諸室制限のある備品[電気ポット(区民活動支援会議室1)、調理器具・食器(調理実習室)等]
数に限りがあり、貸し出しできない場合がありますので、あらかじめご了承下さい。

（1）団体登録の種類と要件

[1]優先利用団体

• ・障害者団体：世田谷区内在住の障害者及びその家族が構成員の2分の1以上を占める、5人以上の団体
• ・高齢者団体：世田谷区内在住の高齢者(65歳以上）が構成員の2分の1以上を占める、5人以上の団体
• ・町会等：世田谷区内町会・自治会・商店街振興組合及び商店会

[2]一般団体（1）：世田谷区内在住者が構成員の2分の1以上を占める、5人以上の団体
[3]一般団体（2）：世田谷区内在住・在勤・在学者が構成員の2分の1以上を占める、5人以上の団体

（2）団体登録の方法

「団体登録申請書」を提出し、代表者(連絡担当者)及び構成員の本人確認後、「団体登録証」を発行します。
申請から登録証の発行までに1週間程度のお時間をいただきます。
【1】申請書の入手場所・方法
1ホームページよりダウンロード
2総合プラザ総合案内で受領
3電話・ファクシミリで連絡後、ファクシミリ又は郵送で受領
【2】提出方法
1総合プラザ総合案内へ持参
2団体登録申請フォーム(当施設のホームページ「会議室・研修室の予約に関して」より)
3郵送、メール・ファクシミリ(受付後、確認のメール・ファックスを送付しますのでご覧ください。)
【3】本人確認資料
・住所、氏名、生年月日の記載のあるもの
運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード、パスポート、在留カード、介護保険者証、後期高齢者医療被保険者証等(写し可)

(3)団体登録の有効期限及び更新の手続き

団体登録の有効期限は5年間とします。有効期限が切れる前に、更新の手続きが必要です。

(4)団体登録の内容に変更があった時の手続き

団体登録の内容に変更があった場合は、変更届（団体登録申請書）のご提出をお願いします。

（1）予約の方法

「会議室等使用申請書」を以下のいずれかの方法でご提出下さい。
【１】ホームページ上の申請フォームへ入力
【２】総合プラザ総合案内へ持参
【３】メール　　（受付後、指定管理者よりメール返信がありますので、ご確認下さい。）
【４】ファクシミリ　（受付後、指定管理者よりファクシミリ返信がありますので、ご確認下さい。）
【５】郵送　　　（申込期日までに必着として下さい。）

【申請書の提出前に】
・事前に空き状況をホームページ等でご確認いただいた上で、申請して下さい。
・空き状況は、総合プラザ総合案内や、ファクシミリ、電話、メールでのお問い合わせも可能です。
【その他】
・参加者から費用を徴収する事業において、営利目的でないことを確認させていただくため、事前に収支計画書等をご提出いただく場合があります。
※各方法のお問い合わせ先は、下記の通りになります。
「会議室等使用申請書」は、ホームページからダウンロードができます。
総合プラザ総合案内でもお渡ししています。ファクシミリや郵送をご希望の場合は、お問い合わせ下さい。

(2)予約スケジュール

団体区分によって、申込期間が異なります。予約スケジュールはこちらをご覧ください(PDF 102KB)

（1月に受付を行う申込期間は通常月と異なります。詳細はホームページなどでご案内します。）
事前に空き状況をホームページ等でご確認いただいた上で、申請して下さい。
空き状況は、総合プラザ総合案内や、ファクシミリ、電話、メールでのお問い合わせも可能です。

（3）予約可能件数

予約は、1団体、月5件までとさせていただきます。
同じ日に「連続した時間帯で同じ部屋を使用する場合」や「部屋をつなげて使う場合」は、その単位で1件とします。
使用料は、各区分の使用料を合計した金額となります。

予約例はこちらをご覧ください(PDF 102KB)。

（4）予約のキャンセル

予約をキャンセルされる場合には、電話・メール・ファクシミリ等で速やかにご連絡下さい。
※利用開始時間までに連絡がない無断キャンセルがあった場合、その後の利用をお断りする場合や、団体登録を取り消す場合があります。

（5）使用料のお支払

ご利用前までに、使用料を現金またはキャッシュレス決済で総合プラザ総合案内にてお支払い下さい。
当日のお支払いでお願いしております。(振込払いはお取り扱いできません。)
※キャッシュレス決済時は領収証書を交付できません。領収証書が必要な方は現金でお支払いください。
※インボイス対応の領収証書が必要な方はお申し出ください。
※原則として、お支払いいただいた使用料の返金はできません。 お支払いが無い場合は、使用承認を取り消します。

（6）使用方法

予約した団体に対し、指定管理者より使用承認書を発行します。
使用当日、代表者(連絡担当者)または構成員の1名が団体登録証及び使用承認書、本人確認資料の原本(団体登録時の本人確認資料 参照【2.団体登録】)を持参の上、総合プラザ総合案内にご提示下さい。

（7）非常時における予約の取扱い

災害時に医療救護本部が設置されるときや感染症の発生等により施設利用を制限する必要があるときなどの非常時には、施設の予約・使用承認を取り消す場合がありますので予めご了承下さい。
（この場合、お支払い済みの使用料は還付します。）